Een evenement organiseren

Een groot evenement trekt veel mensen en kan overlast geven. Voor het organiseren heeft u in ieder geval een evenementenvergunning nodig. U vraagt de vergunning(en) aan bij de gemeente.

Meld je evenement zeker aan bij het Toeristisch Bureau Hellendoorn. Zij promoot evenementen via een scala aan kanalen, zowel on- als offline. Denk hierbij aan websites en social media, de (papieren en digitale) UITagenda, de pers etc. Geen mogelijkheid wordt onbenut gelaten om bezoekers en inwoners deze evenementen te laten beleven. En dat geldt natuurlijk ook voor jouw evenement of activiteit.

Wat moet u weten

Een evenement kan vergunningplichtig, meldingsplichtig of vergunningvrij zijn. In de bijgevoegde documenten staat veel informatie over het organiseren van evenementen.

Voorwaarden

Is uw evenement niet vergunningvrij, dan moet u een melding doen of een evenementenvergunning aanvragen. U kunt met behulp van het document Toelichting vergunningvrije evenementen bepalen of uw evenement vergunningvrij is. Als een evenement vergunningvrij is, kunnen er nog wel ontheffingen en/of meldingen nodig zijn, zoals voor:

• het schenken van zwak-alcoholische dranken;
• het ten gehore brengen van versterkt geluid (geluidsboxen);
• het ophangen van spandoeken om reclame te maken voor het evenement;
• het afsluiten van een weg;
• het op zondag organiseren van een (vergunningvrij) evenement.

Aanpak

1. Bepaal of uw evenement vergunningvrij, meldingplichtig of vergunningplichtig is.
2. Vraag de (eventueel) benodigde toestemmingen aan via de formulieren op deze pagina.
3. Dien de aanvragen in binnen de geldende termijn.

Om zaken te bespreken m.b.t. de vergunning(en), de procedure, aan te leveren documenten, enz. kunt u bij ons een afspraak maken voor het evenementenspreekuur. Samen met de gemeente en veiligheidsdiensten wordt uw aanvraag dan voorbereid.

Kijkt u ook eens op de website van de Veiligheidsregio Twente. Hier staat veel informatie over bijvoorbeeld beveiliging, geluid, eten en drinken, risicovol weer en geneeskundige inzet.

Kosten

 Tarieven 2023:

1.  minder dan 1.000 bezoekers € 39,15
2.  tot en met 5.000 bezoekers € 185,15
3.  meer dan 5.000 bezoekers € 431,95

Voor de overige ontheffingen en vergunningen die u mogelijk nodig heeft, zijn ook kosten verbonden. Zie hiervoor de legesverordening en/of de informatie bij het betreffende product.

Termijn

Indieningstermijn:

• eenvoudig evenement, niet risicovol (categorie A) : minimaal 8 weken voor het evenement
• omvangrijk evenement, enigszins risicovol (categorie B): minimaal 12 weken voor het evenement
• complex evenement, risicovol (categorie C): minimaal 12 weken voor het evenement

Deze termijnen kunnen eenmalig verlengd worden. Wij adviseren dan ook, om de evenementen tijdig te kunnen organiseren, deze indieningstermijnen in acht te nemen.

De indeling in categorieën wordt door de betrokken ambtenaar gedaan. Neem voor een definitieve indeling contact op met de gemeente.

Bezwaar en beroep

U kunt bezwaar maken tegen de beslissing op uw aanvraag. Doe dit binnen 6 weken. Bent u het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.

Contact

Neem voor meer informatie of overleg contact op met de gemeente.

Contact gemeente Hellendoorn:

• Publieksbalie telefoonnummer: 0548-630000
• Email: gemeente@hellendoorn.nl

Toerischtisch Bureau Hellendoorn:

Neem ook contact op met het Toeristisch Bureau Hellendoorn. Zij kunnen helpen bij het vinden van een geschikte datum voor het evenement en assisteren bij promotie-activiteiten. 

• 0548-612729
• Email: promotie@visithellendoorn.nl