Evenement organiseren
Wil je een evenement organiseren in de gemeente Hellendoorn, zoals een buurtfeest, braderie, optocht of sportevenement? En is het evenement voor iedereen toegankelijk? Dan moet je soms een melding doen of een evenementenvergunning aanvragen.
Wanneer heb je een vergunning nodig?
Of je een vergunning nodig hebt, hangt af van het aantal bezoekers en de voorwaarden waaraan je evenement voldoet.
- Tot en met 100 personen: je hoeft geen melding te doen en geen vergunning aan te vragen
- Meer dan 100 personen: soms is een melding voldoende
- Voldoe je niet aan de voorwaarden voor een melding? Dan heb je een evenementenvergunning nodig
Evenement melden
Komen er meer dan 100 bezoekers? Dan kun je soms volstaan met een melding.
Voorwaarden
Je kunt een evenement melden als je aan alle volgende voorwaarden voldoet:
- Er zijn niet meer dan 250 personen tegelijk aanwezig
- Je hebt toestemming van de eigenaar van de grond
- Het evenement vindt plaats tussen 08.00 en 23.00 uur
- Er wordt geen alcohol verkocht
- Het verkeer kan gewoon doorgaan en er zijn geen wegafsluitingen
- Je plaatst alleen kleine spullen, zoals een partytent of kraampje van maximaal 50 m²
- Bij wandel- en fietstochten gebruiken deelnemers de bestaande wegen en paden
- Bij een optocht regel je verkeersregelaars uit de regio Twente
- Je laat de plek na afloop schoon en netjes achter
- Je evenement valt niet samen met een ander evenement waarvoor al een vergunning is gegeven
Doe de melding minimaal 8 weken voor het evenement. Een melding is gratis.
Soms heb je extra toestemming nodig
Ook als je alleen een melding hoeft te doen, kan het zijn dat je extra toestemming nodig hebt of een andere melding moet doen. Bijvoorbeeld als je:
- Versterkt geluid gebruikt, zoals geluidsboxen
- Spandoeken ophangt om reclame te maken
- Een evenement zonder vergunning organiseert op zondag
Evenementenvergunning aanvragen
Voldoet je evenement niet aan alle voorwaarden voor een melding? Dan heb je een evenementenvergunning nodig.
Kosten
De kosten voor het aanvragen van een evenementenvergunning zijn:
| Aantal bezoekers | Kosten |
|---|---|
| Minder dan 1.000 bezoekers | € 45,90 |
| Tot en met 5.000 bezoekers | € 217,10 |
| Meer dan 5.000 bezoekers | € 506,45 |
Wanneer moet je de vergunning aanvragen?
Vraag de vergunning op tijd aan. Hoe ver van tevoren je dit moet doen, hangt af van het soort evenement.
| Soort evenement | Wanneer aanvragen? |
|---|---|
| Vergunning categorie A (klein, niet risicovol) | Minimaal 8 weken voor het evenement |
| Vergunning categorie B en C (omvangrijk, risicovol en/of complex) | Minimaal 12 weken voor het evenement |
Meer informatie
Organiseer je een evenement in een natuurgebied? Dan heb je altijd uitdrukkelijke toestemming nodig van de beheerder of eigenaar van het terrein. Dit kan Natuurmonumenten, Staatsbosbeheer of Landschap Overijssel zijn.
Gaan er tijdens je evenement veel mensen, grote voertuigen of langzaam verkeer over een spoorwegovergang? Dan kan er sprake zijn van een bijzondere oversteek.
ProRail adviseert om waar mogelijk een route zonder spoorwegovergang te kiezen. Een spoorwegovergang kan risico’s opleveren voor bezoekers en het treinverkeer.
Kun je de spoorwegovergang niet vermijden? Neem dan op tijd contact op met ProRail om te bespreken hoe de oversteek veilig kan verlopen.
Meer informatie vind je op de website van ProRail.
Wil je dat meer mensen weten van je evenement? Dan kun je het aanmelden bij het Toeristisch Bureau Hellendoorn.
Het toeristisch bureau promoot evenementen via websites, sociale media, de papieren en digitale UITagenda en de pers.
Wil je een evenement organiseren waar iedereen zich welkom voelt en mee kan doen? Met deze tips maak je je evenement toegankelijker.
Locatie en bereikbaarheid
- Kies een locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer
- Zorg voor voldoende parkeerplaatsen, ook voor mensen met een beperking
- Zorg dat bezoekers bij de ingang kunnen worden afgezet
- Maak ingangen toegankelijk voor rolstoelgebruikers en vermijd hoge drempels
- Zorg voor een stevige, niet-gladde ondergrond en dek kabels en leidingen goed af
- Houd vluchtwegen bereikbaar voor mensen met een beperking
- Zorg voor toegankelijke toiletten en geef duidelijk aan waar ze zijn
Communicatie en informatie
- Gebruik korte zinnen en begrijpelijke woorden in uitnodigingen, posters en online informatie
- Vertel vooraf wat bezoekers kunnen verwachten, zoals drukte, geluid en de duur van het evenement
- Geef informatie over toegankelijkheid en beschikbare voorzieningen
- Gebruik duidelijke borden met grote letters, herkenbare pictogrammen en goede verlichting
Programma en voorzieningen
- Zorg voor een rustige plek waar bezoekers zich kunnen terugtrekken
- Wissel actieve en rustige onderdelen van het programma af
- Zorg voor voldoende zitplaatsen
- Denk aan ondertiteling of een gebarentolk voor mensen die doof of slechthorend zijn
- Houd rekening met blinde en slechtziende bezoekers, bijvoorbeeld met assistentiehonden, audiobeschrijving of braille
Vrijwilligers en bezoekers
- Vraag mensen met een beperking om advies over de toegankelijkheid
- Zorg dat vrijwilligers en medewerkers weten hoe ze bezoekers kunnen helpen
- Laat duidelijk weten dat iedereen welkom is
- Vraag bezoekers na afloop wat goed ging en wat beter kan
Meer tips vind je in de Routekaart van Coalitie voor Inclusie.