Evenement organiseren
Wilt u in de gemeente Hellendoorn een evenement organiseren, zoals een braderie, optocht, straatfeest, sport- of muziekevenement, buurtfeest of herdenking? En is dit evenement openbaar toegankelijk? In sommige gevallen is een melding voldoende. In andere situaties heeft u een evenementenvergunning nodig.
Evenement organiseren zonder vergunning of melding
Voor evenementen tot 100 personen hoeft u geen melding te doen en geen vergunning aan te vragen.
Evenement melden
Komen er meer dan 100 bezoekers op uw evenement? Dan is soms een melding genoeg. Dat kan alleen als u aan deze voorwaarden voldoet:
- Er zijn niet meer dan 250 personen tegelijk aanwezig.
- U heeft toestemming van de eigenaar van de grond.
- Het evenement is tussen 08.00 en 23.00 uur.
- Er wordt geen alcohol verkocht.
- Het verkeer kan gewoon doorgaan. Er zijn geen wegafsluitingen.
- Er staan alleen kleine spullen, zoals een partytent of kraampje van maximaal 50 m².
- Bij wandel- of fietstochten gebruiken deelnemers de bestaande wegen en paden.
- Bij een optocht regelt u verkeersregelaars uit de regio Twente.
- Na afloop laat u de plek schoon en netjes achter.
- Uw evenement valt niet samen met een ander evenement waarvoor al een vergunning is gegeven.
Een melding van een evenement is gratis en moet u minimaal 8 weken van tevoren doen.
Let op: Ook als u alleen een melding doet voor uw evenement, kan het zijn dat u nog extra ontheffingen of meldingen nodig heeft. Bijvoorbeeld voor:
- Het afspelen van versterkt geluid, bijvoorbeeld met geluidsboxen
- Het ophangen van spandoeken om reclame te maken voor uw evenement
- Het organiseren van een (vergunningvrij) evenement op zondag
Vergunning evenement aanvragen
Voldoet uw evenement niet aan een van de bovenstaande voorwaarden? Dan heeft u een evenementenvergunning nodig.
Kosten evenementenvergunning
| Soort aanvraag | Kosten |
|---|---|
| Minder dan 1.000 bezoekers | € 45,90 |
| Tot en met 5.000 bezoekers | € 217,10 |
| Meer dan 5.000 bezoekers | € 506,45 |
Wanneer aanvragen?
| Type aanvraag | Termijn voor evenement |
|---|---|
| Vergunning categorie A (klein, niet risicovol) | Minimaal 8 weken |
| Vergunning categorie B en C (omvangrijk, risicovol en/of complex) | Minimaal 12 weken |
Evenement aanmelden bij Toeristisch Bureau Hellendoorn
Het Toeristisch Bureau Hellendoorn promoot evenementen via veel verschillende kanalen, zowel online als offline. Bijvoorbeeld via websites, social media, de papieren en digitale UITagenda en de pers. Zo bereiken zij inwoners én bezoekers. Dat geldt natuurlijk ook voor uw evenement of activiteit.
Tips voor een inclusief evenement
Wilt u een evenement organiseren waar iedereen zich welkom voelt en mee kan doen? Met een paar eenvoudige aandachtspunten maakt u uw activiteit toegankelijker voor mensen met verschillende behoeften en mogelijkheden. Hieronder vindt u praktische tips over bereikbaarheid, communicatie, voorzieningen en begeleiding. Zo draagt u bij aan een evenement dat voor zoveel mogelijk inwoners toegankelijk en prettig is.
Met deze tips zorg je ervoor dat zoveel mogelijk mensen zich welkom voelen en kunnen meedoen.
Kies een goed bereikbare locatie
Is de locatie bereikbaar met openbaar vervoer? Is er genoeg parkeerruimte, ook voor mensen met een beperking? Kun je bij de ingang voorrijden?
Zorg voor een toegankelijke ingang
Denk aan rolstoeltoegankelijke ingangen, geen hoge drempels en automatische deuren.
Maak het terrein goed begaanbaar
Zijn stroomkabels en leidingen goed afgedekt? Is de ondergrond stevig en niet glad? Zijn vluchtwegen ook bereikbaar voor mensen met een beperking?
Check de toiletten
Zijn er toegankelijke toiletten aanwezig? En zijn ze duidelijk aangegeven?
Gebruik duidelijke en eenvoudige taal
Gebruik korte zinnen en makkelijke woorden in alle teksten, zoals uitnodigingen, posters en online informatie.
Geef vooraf informatie
Vertel vooraf wat mensen kunnen verwachten. Denk aan het programma, drukte, geluid en de duur van het evenement. Geef ook informatie over toegankelijkheid en voorzieningen.
Zorg voor duidelijke bewegwijzering
Gebruik grote letters, duidelijke pictogrammen en goede verlichting.
Houd rekening met prikkels
Is het evenement druk of luid? Denk aan een rustige plek waar mensen even kunnen ontspannen.
Maak het programma afwisselend
Wissel actieve en rustige onderdelen af. Zo kan iedereen op zijn eigen manier meedoen.
Zorg voor zitplekken
Niet iedereen kan lang staan. Extra stoelen maken al een groot verschil.
Denk aan slechthorenden en doven
Overweeg ondertiteling of een gebarentolk.
Houd rekening met slechtzienden en blinden
Mag een assistentiehond mee? Is audiodescriptie mogelijk? Of kun je iets doen met braille?
Betrek mensen met ervaring
Vraag advies aan mensen met een beperking. Zij weten wat echt werkt.
Train vrijwilligers en medewerkers
Zorg dat zij weten hoe ze vriendelijk en respectvol kunnen helpen als dat nodig is.
Laat zien dat iedereen welkom is
Bijvoorbeeld met de zin: “Dit evenement is voor iedereen.”
Vraag om feedback
Vraag na afloop wat goed ging en wat beter kan. Zo wordt het volgende evenement nog inclusiever.
Benieuwd naar meer tips? Kijk dan eens naar de Routekaart van Coalitie voor Inclusie.
Heel veel succes met de organisatie!
Evenement organiseren in een natuurgebied
Om een evenement in natuurgebieden te organiseren, heeft u altijd nadrukkelijke toestemming nodig van de terreinbeheerders of –eigenaren (Natuurmonumenten, Staatsbosbeheer of Landschap Overijssel).
Bijzondere oversteek bij spoorwegovergangen
Soms moet bij evenementen, zoals een optocht of marathon, een spoorwegovergang worden gepasseerd door veel mensen, grote voertuigen of langzaam verkeer. Dit heet een bijzondere oversteek. ProRail adviseert waar mogelijk een route zonder spoorwegovergang te kiezen, want dit brengt risico’s met zich mee voor bezoekers én treinverkeer. Kies bij voorkeur dus een route zonder spoorwegovergang. Is dat niet mogelijk? Neem dan tijdig contact op met ProRail om samen te bekijken hoe de oversteek veilig kan verlopen. Kijk voor meer informatie op de website van ProRail.